ワード 差し込み印刷の方法

差し込み印刷とは、ワードで作成した文書の指定した箇所に、別の文書にあるデータを差し込んで印刷することです。例えば顧客へ向けて、一度に案内を出したい時など、○○様へという、個々の部分については、異なった名前となります。

しかし、これを１件１件手で入力していたのでは、印刷に大変手間がかかります。しかしそんな時、差し込み印刷ならば、別に用意した名前表や住所録を使って、一気に名前を差し替えながら印刷ができるのです。

例えば、文面作成と同時に、差し込み用のデータファイルを作成する場合は、すべてワードだけで作業できます。まず、文面を作成します。次に差し込み用のデータファイルを作成。そして、差し込みデータの確認・印刷という流れになります。

しかし、この場合は、名前・住所などの住所録データに限ります。顧客管理のための番号や、その他のデータなどを入れたいときには、事前にデータ用ファイルの作成が必要となります。データファイルとして利用できるのは、ワード、Windows標準のアドレス帳、エクセル、アクセスのデータベース、拡張子が「.txt」のテキストファイルです。

初めて差し込み印刷をする場合などは、「差し込み印刷」作業ウィンドウを使うと、ウィンドウの指示に従って進めればＯＫなので、便利です。WEB上では、このような、操作について詳しく説明をしてくれるサイトも多数存在します。自分で、検索して調べることが、能率のあがる仕事につながるでしょう。

動画の真似をするだけで、パソコンを使い倒すレベルに達することができます。

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